Tartalomjegyzék
Felhasználói felület
A felület oldalai nagyban hasonlítanak az online értékesítésre használt esemény oldalakhoz és vásárlási folyamat oldalaihoz, de annál hatékonyabb, és kifejezetten a helyszíni értékesítés igényeire lett optimalizálva.
A felület böngészőből érhető el, és teljes mértékben reszponzív, így asztali gépen, tableten és telefonon is használható. Használatához internetkapcsolat szükséges.
A felület bejelentkezéssel védett, kizárólag a jogosultsággal rendelkező felhasználók tudnak bejelentkezni.
Itt érheted el a felületet: https://cooltix.hu/sales
Értékesítő csapatok
Az admin felületen az értékesítő felhasználók által értékesíthető termékek körét az értékesítő csapatokon keresztül lehet beállítani. Így elegendő egy új jegytípus vagy termék hozzáadásánál beállítani hogy az adott jegyet vagy terméket melyik értékesítői csapatok felhasználói értékesíthetik, és a továbbiakban a felhasználó változásoknál elegendő az adott felhasználót a szükséges csapathoz adni, vagy a csapatból eltávolítani.
“Minden felhasználó” csapat
Ha a szervező csak egy csapattal dolgozik, és nem igényli hogy további csapatokra legyenek bontva az értékesítő felhasználók, akkor használhatja a “Minden felhasználó” nevű alapértelmezett csapatot, amelyhez minden értékesítő felhasználó alapértelmezzen hozzáadásra kerül a felhasználó hozzáadásával egyidejűleg. Ez a csapat nem törölhető és az elnevezése nem módosítható. Felhasználót ebből a csoportból csak a felhasználó teljes eltávolításával lehet törölni.
Csapatok hozzáadása
Korlátlan számú csapat létrehozható. Létrehozáskor meg kell adni egy elnevezést a csapatnak, mely elnevezés sem a vásárlók, sem az értékesítő felhasználók számára nem látható.
Felhasználó hozzáadása csapathoz
A “Minden felhasználó” csapathoz korábban hozzáadott bármely felhasználó hozzáadható bármely csoporthoz. Egy csoportnak korlátlan számú felhasználója lehet.
Felhasználó eltávolítása csapatból
A Felhasználók bármikor eltávolíthatók a csapatokból, akár az adott értékesítő felhasználó beállításainál, akár a csapat tagjainak áttekintésénél. Fontos, hogy ha egy értékesítő felhasználó éppen egy értékesítői folyamat közben van, miközben eltávolításra kerül a kosárban lévő termékek értékesítésére jogosultsággal rendelkező csapatból, akkor ha közben nem tagja egy másik csapatnak amelynek szintén van ezen termékek értékesítésére jogosultsága, akkor az adott vásárlást már nem fogja tudni befejezni.
Csapat tagjainak áttekintése
Az értékesítői csapatok menüpontban az adott csapat kiválasztása után könnyedén áttekinthetők az adott csapat tagjai, innen a tagok egyszerűen eltávolíthatók, vagy további felhasználók adható hozzá.
Csapat törlése
Egy értékesítői csapat bármikor törölhető, ez alól kivétel a “Minden felhasználó” csapat, amely nem törölhető. A csapat törlése nem visszavonható, de ugyanolyan néven törlés után újabb csapat létrehozható, ezt az új csapatot azonban újra hozzá kell adni az értékesíthető termékekhez, illetve a felhasználókat is újra hozzá kell adni. A csapat törlésével az abban lévő felhasználók nem kerülnek törlésre, de elveszítik értékesítési jogukat azokhoz a termékekhez amelyeket a csapat korábban értékesíthetett, kivéve ha közben az adott felhasználó tagja másik olyan csapatnak, amely szintén rendelkezik értékesítési jogosultsággal.
Értékesítő felhasználók
Az értékesítő felhasználók azok a személyek, akik a Sales felületre bejelentkezési jogosultságot kapnak. Értékesítő felhasználók az Admin felületre nem tudnak bejelentkezni.
Felhasználó hozzáadása
Egy felhasználó hozzáadása az email címével lehetséges.
Ha az adott email címhez már tartozik Cooltix fiók, akkor a felhasználó emailben értékesítést kap, hogy egy új fiókhoz került hozzáadásra mint értékesítő.
Amennyiben az email címhez még nem tartozik Cooltix fiók, akkor emailben egy meghívót kap a felhasználó, ahol regisztrálhat, azaz megadhatja a nevét és a jelszavát.
Admin felületen az értékesítő felhasználók kezelésénél azok a felhasználók ahol a név még nem jelenik meg, ők még nem fogadták el a meghívójukat.
Felhasználó beállításai
Az adott értékesítői felhasználó beállításai hozzáadásnál és később is bármikor módosíthatók. Ezek a beállítások csak az adott felhasználóra lesznek alkalmazva.
Az alábbi beállítások adhatók meg (részleteket lásd később):
Értékesítői csoportok amelynek a felhasználó tagja
Kezelési költség alkalmazása
Felhasználó törlése
A felhasználók bármikor törölhetők, ilyenkor eltávolításra kerülnek az értékesítői csapatokból is, beleértve a “Minden felhasználó” csapatot. A felhasználó törlése után a Cooltix fiókja továbbra is elérhető lesz, de az adott szervezőhöz tartozó programokra nem lesz értékesítői jogosultsága.
A felhasználó törlése után a kimutatásokban továbbra is szerepelni fog az általa értékesített jegyeknél és termékeknél.
Értékesíthető termékek
Az admin felületen, a termékek és jegytípusok haladó beállításainál adható meg hogy az adott terméket mely értékesítői csoportok értékesíthetik. Az értékesítő felhasználóknak csak azok a termékek fognak megjelenni az értékesítői felületen, amely termékhez hozzáadott értékesítői csoportok legalább egyikének tagja az adott felhasználó.
Jegyek és termékek beállításai
A termékek beállításainak mindegyike használható a Sales felületen is, hasonló módon az online értékesítéshez: jegytípusok beállításai
Értékesíthető programok
Egy értékesítő felhasználó bármely programot értékesíthet amihez jogosultságot kap, beleértve az egyszeri eseményeket, állandó programokat, és több alkalmas eseményeket is. Ezen kívül a nem nyilvános, azaz “privát” eseményeket is értékesítheti ha azokhoz a jogosultsága beállításra kerül.
Átjárhatóság vállalkozások és szervezői fiókok között
Egy értékesítő felhasználó akár több vállalkozás és szervezői fiók programjaira is értékesíthet párhuzamosan, ha azokra jogosultságot kap. Ilyenkor a Sales felületen az értékesíthető programok listája egy helyen tartalmazza az összes vállalkozáshoz és fiókhoz tartozó eseményt.
Megkötések
Egy értékesítő egy vásárlási folyamat során csak egy programhoz tartozó termékeket lehet egyszerre értékesíteni. Így ha komplex program értékesítése történik, akkor javasolt egy különálló összevont programot létrehozni, amely tartalmazza az összes terméket egyszerre. Ha mindenképpen elkerülhetetlen hogy egyszerre több különálló program termékei legyenek értékesítve ugyanannak a vásárlónak, akkor ezt külön vásárlási folyamatokkal lehet megtenni.
Fizetési módok
A helyszíni értékesítésnél megkülönböztetünk online és offline fizetési módokat. Az egyes értékesítő felhasználók beállításainál megadható, hogy az offline fizetési módok közül az adott értékesítő számára melyikek elérhetők, illetve hogy elérhetőek-e számára az online fizetési módok.
Offline fizetési módok
Az offline fizetési módok kizárólag helyszíni értékesítésnél elérhetők. Ezen fizetési módok választása esetén a vásárlási folyamat során kiválasztott fizetési módot rögzítjük, de a fizetés feldolgozását nem rendszerünk végzi. A vásárlási folyamat végén a fizetés gomb megnyomásával a vásárlás állapota azonnal fizetettre áll. Offline fizetési módok esetén az offline fizetési módokra vonatkozó rendszerhasználati díj kerül felszámításra.
Elérhető offline fizetési módok:
készpénz
bankkártya terminál
SZÉP kártya terminál
ajándék utalvány (hamarosan)
Online fizetési módok
Helyszíni értékesítés során is használhatóak az online fizetési módok ha azok engedélyezve lettek az adott értékesítő felhasználónak. Ha engedélyezve van, akkor a felhasználónak azok az online fizetési módok lesz elérhetők, amik az adott programnál online értékesítéshez engedélyezve vannak. Online fizetési módok esetén az online fizetési módokra vonatkozó rendszerhasználati díj kerül felszámításra.
Felhasználási módok
Az online fizetési módok két féle képpen használhatók:
személyes fizetés: az értékesítő felhasználó a saját készülékét adja oda a vásárlónak a fizetési adatainak megadásához.
linken keresztüli fizetés (hamarosan): az értékesítő felhasználó egy egyedi, kizárólag az adott eseményhez és értékesítő felhasználóhoz tartozó linket küld a vásárlónak, ahol a vásárló az online publikus vásárláshoz hasonlóan vásárolhat. A link csak akkor látható az értékesítőnek, ha az online fizetési módok engedélyezve vannak számára. A szokásos online vásárlástól azonban ilyenkor a vásárlás két ponton eltér:
a vásárolható termékek köre ilyenkor nem az online nyilvánosan elérhető lesz, hanem az adott értékesítő felhasználó által értékesíthető termékek közül választhat a vásárló.
A vásárláshoz rögzítve lesz hogy az adott értékesítő felhasználó linkjén keresztül történt a vásárlás.
Elérhető online fizetési módok
Az adott eseménynél elérhető fizetési módok országonként és fizetési szolgáltatónként változhatnak.
bankkártya
banki átutalás
a vásárló emailben utalási információkat kap, és az összeg beérkezését követően a rendelések kezelése menüpontban kell manuálisan fizetettre állítani az adott vásárlást, a vásárló csak ezt követően kapja meg a jegyeket és a számlát.EPS
Sofort
Barion
SimplePay
Bizonylat adás
Az értékesítő felhasználó beállításainál megadható, hogy az adott felhasználó milyen bizonylatadási módok közül választhat.
Bizonylat adás módjai
nem készül bizonylat
Integrációval nem rendelkező pénztárgép esetén is használható, a vásárláshoz kapcsolódó nyugtaadási kötelezettség a rendszeren kívül kerül teljesítésre.
e-nyugta
Emailben kerül kiküldésre a vásárlónak, és vásárlás után le is tölthető. Email cím és vásárló nevének megadása kötelező. Magyarországi programoknál nem elérhető.áfás számla
Emailben kerül kiküldésre a vásárlónak, és vásárlás után le is tölthető. Email cím, vásárló nevének és számlázási adatainak megadása kötelező.pénztárgép
Arra alkalmas pénztárgép szükséges. Sikeres vásárlás esetén a pénztárgép által várt formátumban QR vagy vonalkód kerül legenerálásra, amit a pénztárgéphez csatlakoztatott leolvasóval leolvasva kiállításra kerül a bizonylat a pénztárgépből.
Értékesítés vásárlói adatok nélkül
Az értékesítő felhasználók számára opcionálissá tehető a vásárló nevének és email címének megadása. Ha engedélyezve van, akkor “nem készül bizonylat” és “pénztárgép” bizonylat adási módok esetén nem kötelező az email cím és név megadása. Ilyen esetben a teljes adatmegadási lépés kihagyásra kerül, ahova az értékesítő a fizetés áttekintése oldalon a “módosítás” gombra kattintva visszatérhet, és módosíthatja a bizonylat adás módját.
Kimutatások
Az egyes értékesítő felhasználó által értékesített jegyekre és termékekre vonatkozó kimutatásokat az admin felületen a “pénzügyi kimutatások” menüpont, illetve az export tartalmazza.
Szempontok
A kimutatások két szempontot különböztetnek meg:
Értékesítés helye (Point of sale), azaz hogy az adott vásárlás publikus online felületen, vagy értékesítő felhasználón keresztül történt-e. E szempont szerint ha online fizetési móddal történt a vásárlás az értékesítő felhasználón keresztül, akkor az értékesítés helye “értékesítő felhasználó” lesz, email címmel azonosítva az adott értékesítőt.
Fizetés célállomása (Payment destination), azaz a bevétel hova érkezett be. Ez készpénz esetén az értékesítőhöz, kártya terminál és banki átutalás esetén a szervező bankszámlájára, más online fizetési módok esetén pedig Cooltix egyenlegre vagy a szervező bankszámlájára, attól függően hogy a Cooltix fizetési szolgáltatását használja-e az adott szervező.
Pénzügyi kimutatások
Ez a kimutatás termékenként és értékesítés helye szerint mutatja az eladásokat, összegben és darabszámban is. A kimutatás a válaszott fizetési módokat nem tartalmazzva, és a fizetés célállomását sem.
Export
A letölthető táblázat minden adatot tartalmaz, fizetési módot, bizonylat számát és adatait ha készült, fizetés célállomását, értékesítő felhasználó nevét és email címét.
Javaslatok fizikai termékek értékesítése
Fizikai termékek ugyanolyan módon értékesíthetőek mint a jegyek, néhány dolgot azonban érdemes beállítani:
célszerű képet feltölteni az adott termékhez, hogy könnyebben beazonosítható legyen
érdemes kikapcsolni a QR kódos voucher generálását ezekhez a termékekhez
a termékekhez a jegyekhez hasonló módon adható meg az összes értékesíthető darabszám, tehát termékek készletének újratöltésekor ezt az értéket kell megnövelni a beérkezett darabszámmal az elvárt működéshez.
A termékekhez is bekérhetők további adatok, például telefonszám, vagy méret választó. Azonban az értékesíthető darabszám mindig termékekre vonatkozik, méretenként egy terméken belül nem adható meg. Ha méretenként külön eladható darabszámot kell kezelni, akkor méretenként külön termékként kell beállítani
Javaslatok szakmai és tisztelet jegyek kiküldése
Szakmai és tisztelet jegyek kiküldésére is alkalmas a Sales felület, ilyenkor a megadott email címre kerülnek a jegyek kiküldésre. Ezeknek a jegyeknek a kiküldésekor érdemes az alábbiakat beállítani:
Érdemes ingyenes jegyeket kiküldeni, mert azokra nem kerül díj felszámításra, és bevételként sem kerül kimutatásra
Érdemes külön jegy típusokat létrehozni, hogy könnyen elkülöníthetőek legyenek a ténylegesen értékesített jegyektől